System zarządzania strategią rozwoju miasta

Zakres celów określonych w strategii ma charakter przekrojowy i interdyscyplinarny, co wiąże się z koniecznością szerokiej współpracy, zarówno wewnątrz Urzędu m.st. Warszawy, jak i z partnerami zewnętrznymi. Będzie to sprzyjało spójności i efektywności realizowanych zadań. Z drugiej strony, konstrukcja strategii, jak i założenia do systemu jej realizacji, stanowią wyzwania dla Urzędu m.st. Warszawy. Wychodząc im naprzeciw wypracowano System zarządzania strategią rozwoju miasta.

System został wprowadzony zarządzaniem Prezydenta m.st. Warszawy nr 1277/2019 z dnia 1 sierpnia 2019 roku. Za wdrażanie Systemu odpowiada Pełnomocnik Prezydenta m.st. Warszawy ds. strategii rozwoju miasta.

Ujęte w Systemie rozwiązania uszczegóławiają zapisy Strategii #Warszawa2030. System wskazuje podmioty uczestniczące w zarządzaniu strategią oraz porządkuje procesy związane z realizacją polityki rozwoju miasta. Wdrożenie Systemu stwarza warunki do udoskonalania organizacji pracy Urzędu m.st. Warszawy, zwiększania efektywności realizacji działań związanych z rozwojem miasta, zapewniania odpowiedniego przepływu informacji oraz umożliwiania elastycznego i szybkiego reagowania na nowe wyzwania.

Główne procesy w ramach Systemu

System obejmuje pięć podstawowych procesów:

Aktualizacja strategii rozwoju m.st. Warszawy – to zadania związane z zapewnieniem aktualności i ciągłości zarządzania strategicznego. Proces rozpoczyna się w momencie podjęcia decyzji przez Prezydenta m.st. Warszawy o aktualizacji strategii i trwa do chwili przyjęcia zaktualizowanego dokumentu uchwałą Rady m.st. Warszawy.

Wdrażanie strategii rozwoju m.st. Warszawy – strategia jest wdrażana poprzez realizację programów, które zapewniają operacjonalizację celów strategii. Proces obejmuje zadania związane zarówno z planowaniem, jak i wdrażaniem programów. Programy są wdrażane poprzez realizację projektów.

Monitorowanie strategii rozwoju m.st. Warszawy – to proces, który dostarcza informacji o stopniu realizacji celów określonych w strategii. Polega na cyklicznym pomiarze stopnia osiągnięcia wyznaczonych wskaźników. Jest prowadzony w cyklu rocznym, zgodnie z następującą sekwencją działań: przygotowanie rocznych raportów z realizacji projektów, następnie opracowanie rocznych raportów z realizacji programów i na tej podstawie rocznego raportu z realizacji strategii.

Ewaluacja strategii rozwoju m.st. Warszawy – obejmuje analizę i ocenę danych z monitoringu oraz ewaluacji programów, a także informacji odnoszących się do sprawności funkcjonowania Systemu. Następnie, na tej podstawie identyfikowane są elementy, które wymagają modyfikacji. Zakres i sposoby wprowadzania zmian formułowane są w formie rekomendacji i odnoszą się zarówno do zakresu celów strategii i programów, jak i systemu ich realizacji. Ewaluacja strategii odbywa się na bieżąco (on-going). W zależności od potrzeb, stosowane będą inne typy ewaluacji.

Komunikowanie strategii rozwoju m.st. Warszawy – strategia rozwoju, w szczególności zawarte w niej wizja i cele, muszą być upowszechniane wewnątrz i poza Urzędem m.st. Warszawy, w tym zwłaszcza wśród partnerów zaangażowanych w jej realizację. Wszyscy uczestnicy Systemu biorą udział w procesie komunikowania strategii. Co roku publikacji i upublicznieniu podlegają: folder zawierający najważniejsze projekty do realizacji na dany rok, roczne raporty z realizacji każdego z programów oraz roczny raport z realizacji strategii.

Pełnomocnik Prezydenta m.st. Warszawy ds. strategii rozwoju miasta

Powołanie Pełnomocnika Prezydenta m.st. Warszawy ds. strategii rozwoju miasta stanowi odpowiedź na potrzeby i wyzwania wynikające ze specyfiki systemu zarządzania strategią rozwoju miasta. Z uwagi na rozbudowaną strukturę organizacyjną Urzędu m.st. Warszawy, zarządzanie strategią rozwoju Warszawy jest skomplikowane i wielopoziomowe, przez co wymaga dbałości w zakresie terminowości, spójności i jakości przekazywanych informacji na potrzeby decyzji zarządczych najwyższej kadry zarządzającej miastem. Skuteczne i efektywne zarządzanie strategią wymaga skoordynowania i animowania współpracy wielu podmiotów, których zaangażowanie na różnych etapach zaawansowania prac gwarantuje powodzenie całego procesu. Strategia, aby była efektywnie realizowana, musi być także komunikowana, zarówno wewnątrz urzędu, jak i wszystkim podmiotom zainteresowanym rozwojem miasta oraz mieszkańcom.

Pełnomocnik Prezydenta m.st. Warszawy ds. strategii rozwoju miasta został powołany zarządzeniem Prezydenta m.st. Warszawy nr 1278/2019 i jest nim pani dr Paulina Nowicka. Do zadań Pełnomocnika Prezydenta m.st. Warszawy ds. strategii rozwoju miasta należy koordynowanie zarządzania strategią rozwoju miasta.

W zakresie swojej działalności podlega on bezpośrednio Prezydentowi m.st. Warszawy. Jest uprawniony w szczególności do reprezentowania Prezydenta m.st. Warszawy przed dyrektorami biur Urzędu m.st. Warszawy, burmistrzami dzielnic m.st. Warszawy, kierownikami jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy oraz innymi podmiotami w zakresie uzasadnionym realizacją postawionych mu zadań.

Pełnomocnik odpowiada za wdrożenie Systemu, w tym za prawidłową realizację procesów aktualizacji, wdrażania, monitorowania, ewaluacji i komunikowania strategii oraz nadzoruje wprowadzanie Standardów. Pełnomocnik wykonuje swoje zadania przy wsparciu merytoryczno-organizacyjnym Sekretariatu ds. strategii rozwoju miasta, którego funkcję pełni Wydział Strategii Rozwoju Miasta Biura Funduszy Europejskich i Polityki Rozwoju.

Szczegółowy zakres zadań i uprawnień Pełnomocnika określa zarządzenie Prezydenta m.st. Warszawy nr 1277/2019 w sprawie wprowadzenia systemu zarządzania strategią rozwoju miasta.

Uczestnicy Systemu

Zarządzanie strategią rozwoju miasta należy do kompetencji Prezydenta m.st. Warszawy, który podejmuje kluczowe decyzje o kierunkach rozwoju miasta, w tym o aktualizacji strategii, jej wdrażaniu oraz wydaje inne postanowienia, m.in. na podstawie danych z monitorowania i ewaluacji strategii. Prezydent jest wspierany przez pozostałych uczestników Systemu, wskazanych w zarządzeniu:

Zastępców Prezydenta m.st. Warszawy, Sekretarza m.st. Warszawy, Skarbnika m.st. Warszawy, Dyrektora Magistratu oraz Dyrektorów Koordynatorów tzw. Komitet Sterujący – wypracowywanie rekomendacji, w sprawach rozpatrywanych podczas posiedzeń, w zakresie polityki rozwoju miasta.

Pełnomocnika Prezydenta m.st. Warszawy ds. strategii rozwoju miasta wraz z Sekretariatem strategii rozwoju miasta – odpowiada za wdrożenie Systemu, w tym za prawidłową realizację procesów aktualizacji, wdrażania, monitorowania, ewaluacji i komunikowania strategii oraz nadzoruje wprowadzanie Standardów.

Koordynatorzy dzielnicowi ds. strategii rozwoju miasta – są wskazywani przez burmistrzów każdej z dzielnic m.st. Warszawy. Pełnią funkcję organizacyjną w zakresie współpracy z Pełnomocnikiem oraz z Koordynatorami programów. Uczestniczą w komunikowaniu strategii wewnątrz urzędu dzielnicy, jak i z podmiotami zewnętrznymi. Koordynują i animują zaangażowanie urzędu dzielnicy w prace nad programami, realizują działania informacyjne w zakresie wdrażania strategii wewnątrz danego urzędu dzielnicy. Prowadzą wykaz programów, w które zaangażowany jest dany urząd dzielnicy oraz projektów dzielnicowych realizujących cele zawarte w strategii.

Biura wiodące w programie – to biura Urzędu m.st. Warszawy wskazane w załączniku 5. do strategii – jako podmioty odpowiedzialne za cele operacyjne. Biuro wiodące dla danego programu wskazywane jest w Karcie inicjującej program. Odpowiada za inicjowanie programów, powołanie Koordynatora programu i zapewnienie mu zasobów, wsparcia organizacyjnego, kadrowego i technicznego na etapie opracowywania oraz wdrażania programu. W przypadku, gdy do danego celu operacyjnego przypisano więcej niż jedno biuro odpowiedzialne za jego realizację, i w konsekwencji tego opracowywany jest więcej niż jeden program, biura wiodące zobligowane są do współpracy na etapie planowania i wdrażania programów.

Rady programów – są powoływane dla każdego z programów wykonawczych do strategii, w tym dla tych, które zostały przyjęte przed wejściem w życie zarządzenia ws. Systemu. Rada podlega pionowemu przełożonemu, przez którego została powołana. Jej skład obejmuje przedstawicieli realizatorów programu, przynajmniej: przewodniczącego (Prezydent, zastępca Prezydenta, Skarbnik, Sekretarz, Dyrektor Magistratu lub Dyrektor Koordynator bezpośrednio nadzorujący pracę biura odpowiedzialnego za przygotowanie programu lub dyrektor tego biura), dyrektorów biur oraz burmistrzów dzielnic (lub osoby przez nich wskazane; zgodnie z zakresem tematycznym programu i załącznikiem do strategii wskazującym realizatorów strategii), a także przedstawicieli pozostałych biur wiodących w ramach danego celu operacyjnego programu. Każda Rada odpowiada za osiągnięcie założonych w danym programie celów, zatwierdza najważniejsze etapy opracowania i wdrażania programu, zarządza jego budżetem oraz określa zasady współpracy z partnerami zewnętrznymi.

Koordynatorzy programów – są wyznaczani dla każdego z programów, przez właściwego dyrektora biura wiodącego, niezwłocznie po akceptacji Karty inicjującej program przez Prezydenta. Koordynator programu odpowiada za prawidłowe przygotowanie i wdrażanie programu, jego monitorowanie, ewaluację i komunikowanie, współpracę z realizatorami oraz obsługę merytoryczno-organizacyjną Rady programu. Koordynatorzy są zobligowani do współdziałania, zwłaszcza w ramach poszczególnych celów operacyjnych oraz do współpracy z przedstawicielami gremiów konsultacyjno-doradczych funkcjonujących przy m.st. Warszawie, na zasadach ustalonych przez Radę programu.

Wewnętrzni realizatorzy programów – biura Urzędu m.st. Warszawy, urzędy dzielnic m.st. Warszawy, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne m.st. Warszawy wskazane w załączniku 5. do strategii (możliwe jest rozszerzenie składu, w zależności od potrzeb wynikających z zakresu tematycznego programu). Mają obowiązek zaangażowania się w prace nad opracowaniem programów, a następnie ich wdrażanie. W porozumieniu z biurem wiodącym (Koordynatorem programu), wyznaczają przedstawicieli do Rady programu.

Partnerzy zewnętrzni – to zwłaszcza: organizacje pozarządowe, szkoły wyższe, instytucje badawczo-rozwojowe, instytucje otoczenia biznesu, podmioty prywatne, inne jednostki samorządu terytorialnego (w tym ich formalne i nieformalne porozumienia) oraz mieszkańcy (w tym ich grupy), którzy zainteresowani są uczestnictwem w Systemie i wyrażą chęć zaangażowania się we wdrażanie strategii w ramach partnerstw z wewnętrznymi realizatorami programów. Biuro wiodące zobowiązane jest do podjęcia działań na rzecz zaangażowania w prace nad programem, a następnie jego realizację, przynajmniej podmiotów zewnętrznych wskazanych w załączniku 5. do strategii. Szczegółowe zasady współpracy z partnerami zewnętrznymi, w tym obejmujące obowiązki w zakresie monitoringu i sprawozdawczości w ramach programu, określa Rada programu. W ramach planowania i wdrażania programu współpraca z przedstawicielami gremiów konsultacyjno-doradczych funkcjonujących przy m.st. Warszawie, odpowiadających tematyce programu, jest obligatoryjna, a jej zasady ustalane są przez Radę programu.

Dodatkowo, w Systemie uczestniczy organ stanowiący i kontrolny – Rada m.st. Warszawy, który decyduje o najważniejszych sprawach miasta i nadzoruje działania Prezydenta m.st. Warszawy. Rada przyjmuje strategię uchwałą i jest informowana o wynikach jej wdrażania.

Odpowiedzialność za programy

Ze względu na fakt, że głównym narzędziem wdrażania strategii będą programy, wprowadzono również zasady zarządzania tymi dokumentami. Zakładamy, że każdy program będzie miał wyznaczonego koordynatora programu. W jego zadaniach wspierają go biura wiodące w tematyce programu. Najważniejsze decyzje dotyczące realizacji programu będzie podejmować Rada Programu.

W realizację programu zaangażowani będą nie tylko partnerzy wewnętrzni, ale też podmioty zewnętrzne (analogicznie jak w strategii).

tabela zawiera dane kontaktowe koordynatorów programów
tabela zawiera dane kontaktowe koordynatorów dzielnicowych